Aby komunikacja przebiegała w właściwy sposób muszą zostać określone warunki. W przeciwnym wypadku jej proces jest zaburzony i komunikacja najzwyczajniej w świecie okazuje się nieskuteczna. Po pierwsze uczestnicy komunikacji. Aby mogła być w ogóle mowa o komunikacji musi być co najmniej dwóch uczestników nadawca oraz odbiorca. Oczywiście role te są zmienne. Kiedy bowiem ze sobą rozmawiamy, to naprzemiennie jesteśmy nadawcą i odbiorcą. Kolejny ważny element to komunikat, a więc informacja jaką nadawca przekazuje odbiorcy. Dla skuteczności komunikacji bardzo ważne jest, aby pozostał on przekazany przez nadawcę w taki sposób, aby odbiorca go zrozumiał i tutaj dochodzimy do kolejnej bardzo ważne kwestii, a mianowicie kodu. Kod czyli w tym wypadku język musi być zrozumiały zarówno dla nadawcy jak i dla odbiorcy. Co prawda istnieją takie przypadki, kiedy próbują się porozumiewać osoby, nie znające tego samego kodu języka, jednak należy przyznać, że jest wówczas komunikacja bardzo utrudniona. Przy całkowitej nieznajomości danego języka przez jednego uczestników komunikacji jest zaś ona całkowicie niemożliwa. Nawet zaś jeśli nadawca i odbiorca jako tako operują danym językiem, to zazwyczaj są oni zmuszeni wspomagać się komunikacją pozawerbalną. Bardzo często dochodzi też do różnego typu niedomówień i nieporozumień. Jeszcze jedna bardzo ważna rzecz, mianowicie kontekst. Ważne są bowiem warunki w jakich odbywa się dana komunikacja. W związku z tym zupełnie inaczej będzie wyglądała nasza rozmowa z dobrze znaną nam osobą w sprzyjających nam warunkach np. z mamą w domu, a zupełnie inaczej z osobą, z którą łączą nas stosunki służbowe w warunkach formalnych np. z profesorem na uczelni. Nikomu nie trzeba chyba tłumaczyć, że warunki zewnętrzne również mają wpływ na przebieg komunikacji. Doskonale zdaje sobie z tego sprawę osoba, która próbowała rozmawiać w dyskotece, podczas kołowania samolotu na lotnisku czy w pobliżu budowy.